ما هي إدارة فريق العمل؟
هي قدرة المدير على تنفيذ وتنسيق فريق العمل لتنفيذ مهامهم وأهدافهم على أتم وجه. تتضمن إدارة فريق العمل عادة المدير والفريق والمهام الوظيفية ومهارات الاتصال والتواصل. ومن أهم المسائل التي يجب توفرها في إدارة الفريق هي الثقافة الإيجابية و الترابط بين أعضاء الفريق، وفي كثير من الأحيان يرغب كلا الطرفين المدير والفريق بتوفر برنامج محدد لإدارة المشروع وذلك لمساعدة الجميع على الحفاظ على كفاءتهم وتنظيمهم.
وتعد مهارات إدارة فريق العمل الفعالة أمرًا بالغ الأهمية لأنهم يساعدون الموظفين على الشعور بمزيد من الإنتاجية والدوافع.
ما الذي يجعل عملية إدارة فريق العمل مثالية؟
على الرغم من عدم وجود مهارة قيادية واحدة لتحدد إذا ما كانت عملية إدارة الفريق أمر مثالي أم لا، إلا أن هناك العديد من الجوانب المحددة لفريق العمل الذي يعمل بشكل جيد وبذلك يعكس صورة مثالية للقيادة القوية المثالية.
تكون عملية إدارة الفريق ناجحة عندما يكون لدى الجميع:
- فهم واضح لمسؤولياتهم
- الرغبة في تحقيق أهداف الفريق والأهداف التنظيمية
يوفر المدير الممتاز أيضًا وقتًا للاستماع إلى ملاحظات فريق العمل وتنفيذها حسب الحاجة، كما يستطيع أن يكون القدوة الكفؤ سواء كان ذلك من خلال إظهار توازن جيد بين العمل والحياة أو إنجاز المهام في الوقت المحدد، والمحافظة على شفافية العمل وحل جميع المشكلات بحكمة.
ما هي أفضل أدوات إدارة فريق العمل؟
1. Range
يتم استخدامه لتسجيلات وصول الفريق وملاحظات الاجتماع. ابق على اطلاع بما يفعله فريقك وتابع كيف يتقدم العمل. تعتبر هذه الأداة نوع مختلف من أدوات إدارة الفريق إذ أنها مصممة خصيصاً للفرق البعيدة.
من خلال هذه الأداة، قم بترتيب جداول أعمال الاجتماعات الخاصة بك. وقم أيضاً بتدوين الملاحظات وقلل العبء الإجمالي للاجتماعات في العمل من خلال مشاركة خطط العمل الخاصة بك وما أنجزته كل يوم بسرعة.
الميزات الرئيسية:
- تعيين تسجيلات الوصول لمشاركة عملك بغض النظر عن مكان وجود فريقك
- إنشاء جداول الأعمال وسجل الإجراءات ومشاركة الملاحظات تلقائيًا
- التحقق من المستوى الشخصي والبقاء على اطلاع
- تحديد أهداف للمقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية
- دمج المستندات والملفات عبر الأدوات المختلفة بما في ذلك Github و Google Docs وتقويم Google والمزيد.
الإيجابيات:
- إهدار وقت أقل في الاجتماعات وإدارتها بشكل أفضل
- مشاركة خطة عملك وما أنجزته بسهولة
- متابعة العمل بشكل يومي وصياغة أهداف على أعلى مستوى
الأسعار (الباقات):
مجاني: ما يصل إلى 12 مستخدمًا
قياسي: 8 دولارات لكل مستخدم شهريًا
Premium: ميزات أمان محسّنة. جدولة العرض التوضيحي الخاص بك.
2. Slack
يتم استخدامه من أجل المراسلة الفورية للفريق. غالباً ما تعتمد الفرق التي يجب أن تكون على اتصال دائم على Slack. في Slack، يمكنك إعداد قنوات اتصال متنوعة وهي طريقة بديهية للحفاظ على المناقشات المختلفة منظمة ومقتصرة على الموضوعات ذات الصلة أو أعضاء الفريق.
يمكنك أيضاً استخدام هذه الأداة بشكل أساسي لإرسال مقاطع الفيديو والصور والمستندات والملفات الأخرى. كما يمكنك إنشاء رسائل صوتية لأعضاء الفريق للاستماع إليها لاحقًا. ويمنحك Slack أيضا القدرة على تثبيت الرسائل المهمة حتى يتمكن فريقك من رؤية الأشياء التي تحددها حسب الأولوية.
الميزات الرئيسية
- تقدم أوامر الدردشة وظائف مفيدة مثل إرسال تنبيهات إلى فريقك بشأن الرسائل المهمة
- قنوات متعددة لفرق وموضوعات مختلفة
- مزامنة مع كبار مزودي التخزين السحابي مثل Google Drive و Dropbox
الايجابيات
- المراسلة القوية
- الكثير من عمليات الدمج مع تطبيقات الإنتاجية
- يعمل مع تقويم جوجل
السلبيات
- واجهة مستخدم سطح المكتب غير قابلة للتخصيص
- قد يستغرق الأمر أسبوعين لتتعلم كيفية التنقل في التطبيق بالكامل
- يمكن أن يكون مزعجاً جداً مع إطفاء إشعارات الدردشة دائماً
الأسعار (الباقات):
مجانًا: 0دولاراً لكل مستخدم شهريًا
لكل مستخدم شهرياً 6.67 دولاراً: Pro
Business+: 12.50 دولارًا لكل مستخدم شهرياً
3. Trello
إذا كنت تبحث عن شيء يقدم خطة مجانية، فقد يكون Trello خياراً مناسباً. يستخدم Trello نظام بطاقة مستوحى من لوحات Kanban لمساعدتك في إدارة سير العمل وتعيين المهام. باستخدام هذا النظام، يمكنك تقسيم المهام إلى عمليات خطوة بخطوة يمكن متابعتها بسهولة مما يجعل من السهل تتبع تقدم المشروع على مستوى دقيق.
فيمكن لفريقك إنشاء العديد من الأعمدة التي يريدون جعل العملية أكثر تفصيلاً. يتم تنظيم البطاقات والمشاريع بسهولة باستخدام العلامات، كما يمكنك إرفاق الملفات وتحديد المواعيد النهائية. بشكل عام، إنها أداة قوية لتعزيز العمل الجماعي.
الميزات الرئيسية:
- القدرة على إنشاء بطاقات لتحديد وتنظيم المهام
- انشاء قوائم المراجعة لإدارة المهام والمهام الفرعية وتمييزها
- يتيح للمستخدمين متابعة المهام ومراقبة سير العمل
الإيجابيات:
- يعمل بشكل جيد للشركات من جميع الأحجام، من الأفراد والفرق الصغيرة إلى الشركات
- مجاني للاستخدام
- سريع
- الكثير من خيارات التخصيص
السلبيات:
- المستويات المدفوعة معقدة
- لا يمكن تحرير الملفات مباشرة داخل Trello
- يمكن أن تصبح مساحة العمل مزدحمة بسهولة
الأسعار (الباقات):
مجاني: عدد غير محدود من المستخدمين
قياسي: 5.00 دولارات لكل مستخدم شهريًا
قسط: 12.50 دولارًا لكل مستخدم شهريًا
Enterprise: يبدأ بـ 17.50 دولارًا لكل مستخدم شهريًا
4. Microsoft Teams
يتم استخدامه لمراسلة الفريق نصاً أو فيديو.
هي أداة تعاون جماعي شائعة تتمحور حول محور دردشة حيث يمكن للجميع التواصل في الوقت الفعلي عبر النص أو الفيديو. تتكامل الفرق مع جميع تطبيقات Microsoft، وهو أمر مفيد لأن هناك العديد من الشركات التي تستخدم على الأقل بعض تطبيقات Microsoft للقيام بمهام مختلفة. مما يجعل مشاركة الملفات أمرًا سهلاً خاصةً إذا كنت تستخدم OneDrive من Microsoft لتخزين الملفات ومشاركتها.
الميزات الرئيسية:
- الإخطارات على سطح المكتب أو على تطبيقات الأجهزة المحمولة لنظامي التشغيل Android و iOS
- مشاركة الملفات من خلال تطبيق Teams وعبر OneDrive
- الدردشة والصوت ومشاركة الشاشة ومؤتمرات الفيديو والمزيد من خلال Teams
الايجابيات
- التحكم بإظهار عضو فريق والقيام بالأشياء عن طريق مشاركة الشاشة
- تكامل مع تطبيقات مثل SharePoint
- مؤتمرات الفيديو لها ميزة تمويه الخلفية
السلبيات
- بطيئ بعض الشيء في بعض الأحيان
- يمكن فتح مساحة عمل واحدة فقط في كل مرة في تطبيق سطح المكتب
- تنقطع الروابط إذا تم نقل الملفات
الأسعار (الباقات):
Microsoft Teams: مجاني (اجتماعات جماعية غير محدودة تصل مدتها إلى 60 دقيقة)
أساسي: 4.00 دولاراً لكل مستخدم شهريًا
Business Basic: 600 دولاراً لكل مستخدم شهريًا (بما في ذلك الوصول إلى 8 تطبيقات وخدمات Office)
Business Standard.: 12.50 دولاراً لكل مستخدم شهرياً
5. ZOOM
يتم استخدامه لمكالمات الفيديو واجراء الاجتماعات المرئية مع الفريق.
من بين جميع التطبيقات الموجودة في هذه القائمة، يعد Zoom هو التطبيق الذي أصبح كلمة طنانة. لقد تم تكبيره حرفياً في بداية الوباء حيث كان الناس يتدافعون لإيجاد حلول لجعل العمل عن بعد أمراً سهلاً. فتعتبر هذه الأداة أساسية لكونها أحد أكثر التطبيقات والأدوات شيوعًا.
هذه الأداة جيدة للفرق التي تتطلع إلى إضافة أدوات اتصال إلى منصة إدارة الفريق الخاصة بهم. يوفر Zoom كل طريقة للقاء يمكن تخيله عن بعد مثل الدردشات التفاعلية والاجتماعات والمكالمة الصوتية والفيديو وغرف المؤتمرات الافتراضية.
الميزات الرئيسية
- مشاركة الشاشة
- تسجيل محادثات الفيديو وندوات الويب لحفظها لاحقًا
- خدمات VoIP
الإيجابيات
- سهل الاستخدام؛ يمكن إنشاء اجتماع وإرسال الدعوات في دقائق معدودة
- أنظمة أعضاء الفريق الوصول عن بعد بإذن
- يسمح للمستخدمين بإعداد اجتماعات دائمة
السلبيات
- الواجهة متفرقة، ويمكن أن تكون الخلفية البيضاء قاسية على العينين
- يمكن أن تكون قوالب الخلفية بها القليل من الأخطاء
- معظم الميزات موجهة نحو الاتصال فقط (لا توجد قائمة مهام، ولا توجد طريقة لتتبع الوقت، ولا أدوات لإدارة المشروع، أو أدوات إدارة الفريق)
الأسعار (الباقات):
أساسي: مجاني (اجتماعات تصل إلى 40 دقيقة)
Pro: 149.90 دولارًا لكل مستخدم سنويًا
Business: 199.90 دولارًا لكل مستخدم سنويًا
Business plus: 250.00 دولارًا لكل مستخدم سنويًا
هذه أبرز نصائحنا و الادوات المقترحة في إدارة فريق عملك لتحقيق أفضل نتائج ممكنة . فقيادة الفريق ليس بالأمر الهين بل يجب عليك التمتع بمهارات عدة على رأسها معرفتك بأدوات إدارة الفريق تلك لتساعدك وتيسر عملك بشكل كبير وتضبط مسار العمل وتجعلك على تواصل مستمر مع فريق عملك مهما كانت الظروف. و إن أردت المساعدة فيسعدنا تواصلك معنا في Experts
المصدر:
